Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

FAENORA GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Peter Petrausch
Schönbornstraße 19, 76646 Bruchsal
Telefon: 07251 322 67 77
E-Mail: info@faenora.gmbh

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist unser Geschäftsführer Peter Petrausch, erreichbar unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Deine Bewerbung landet auf einem Server in Nürnberg (Deutschland). Sehen können sie nur die Personen bei FAENORA, die über die Einstellung entscheiden, und unser Dienstleister PalatinAI Consulting, der das System betreibt.
• Wir löschen deine Bewerbung automatisch sechs Monate nach Eingang, mit deiner Zustimmung zum Talentpool nach zwölf Monaten. Deine Unterlagen werden mit gelöscht.
• Wir geben deine Bewerbung an keine Jobbörse und keine anderen Unternehmen weiter. Es entscheidet kein Computer über deine Bewerbung, sondern ein Mensch.
• Schriften und alle Bilder kommen von unserem eigenen Server, es gibt keine Verbindung zu Google. Für das Cookie-Banner verbindet sich dein Browser mit CCM19 (Server in Deutschland). Dienste, die eine Einwilligung brauchen, laden erst nach deiner Zustimmung im Banner.

3. Hosting und technischer Betrieb

Diese Seite und das Bewerbungssystem betreibt für uns PalatinAI Consulting, Kevin Rosenow, Mühlturmstr. 6, 67346 Speyer, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mit PalatinAI Consulting besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. PalatinAI Consulting verarbeitet die Daten nur nach unserer Weisung und speichert sie genau so lange wie wir, eigene Kopien gibt es nicht.

Website, Datenbank und hochgeladene Unterlagen liegen auf Servern im Rechenzentrum Nürnberg der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Hetzner ist Unterauftragsverarbeiter von PalatinAI Consulting, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Die Daten verlassen Deutschland dafür nicht.

Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browser. Ohne diese Daten kann die Seite nicht ausgeliefert werden. Zum Schutz vor Missbrauch (zum Beispiel automatisierte Massen-Bewerbungen) wird die IP-Adresse bis zu 15 Minuten im Arbeitsspeicher gezählt und danach verworfen. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen schreibt der Server nicht. Die technischen Protokolle der Anwendung enthalten weder IP-Adressen noch Bewerberdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.

Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“ und dem Schloss im Browser).

4. Deine Bewerbung über das Formular

Wenn du dich über das Formular bewirbst, verarbeiten wir:

• deine Antworten auf die Fragen (zum Beispiel Ausbildung, Führerschein, Starttermin, Wohnort),
• Vor- und Nachname und Handynummer (Pflicht, damit wir dich erreichen können),
• freiwillig deine E-Mail-Adresse,
• deinen gewünschten Kontaktweg (Anruf oder WhatsApp),
• freiwillig hochgeladene Unterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse (höchstens drei Dateien),
• deine Einwilligungen mit Zeitpunkt und Wortlaut,
• über welche Kampagne du gekommen bist (utm-Parameter aus dem Link, zum Beispiel „utm_source=instagram“).

Zweck ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Ohne Name und Telefonnummer können wir deine Bewerbung nicht bearbeiten.

Im Bewerbungssystem hält das Team außerdem fest, wie es mit deiner Bewerbung weitergeht: Status, Gesprächstermin, Notizen, eine interne Einschätzung, Antworten aus dem Bewerbungsgespräch (Gesprächsleitfaden) und gegebenenfalls einen Absagegrund. Wenn du dich mit derselben Telefonnummer mehrmals bewirbst, zeigt das System einen Hinweis, damit wir dich nicht doppelt anrufen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Bewirbst du dich telefonisch, persönlich oder auf Empfehlung, erfassen wir deine Angaben selbst in diesem System, nachdem wir dich über diese Hinweise informiert haben. Es gelten dieselben Fristen.

Während du das Formular ausfüllst, merkt sich dein Browser die bisherigen Antworten im Sitzungsspeicher (sessionStorage), damit nichts verloren geht, wenn du kurz die App wechselst. Dieser Speicher wird beim Schließen des Tabs gelöscht und erst mit dem Absenden an uns übertragen.

5. Wie lange wir deine Daten speichern

• Bewerbung: Wir löschen sie automatisch sechs Monate nach Eingang, zusammen mit Unterlagen, Notizen, Gesprächsprotokollen und Verlauf. So lange bewahren wir sie auch nach einer Absage auf, um auf mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) reagieren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Talentpool: Wenn du freiwillig zustimmst, bewahren wir deine Bewerbung zwölf Monate nach Eingang auf, damit wir dich bei einer späteren passenden Stelle ansprechen können (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerrufst du, gilt wieder die Frist von sechs Monaten.
• Früher löschen: Auf Wunsch löschen wir deine Bewerbung sofort, sofern keine Pflicht zur Aufbewahrung entgegensteht. Eine kurze Nachricht genügt.
• Einstellung: Wenn wir dich einstellen, übernehmen wir die nötigen Daten in deine Personalakte. Dafür gelten dann die Fristen aus dem Arbeitsverhältnis.
• Datensicherungen: Zum Schutz vor Datenverlust sichern wir die Datenbank regelmäßig, ebenfalls auf Servern in Deutschland. Gelöschte Daten verschwinden aus diesen Sicherungen spätestens nach 30 Tagen.

6. Benachrichtigung per E-Mail

Bei einer neuen Bewerbung erhalten die zuständigen Personen bei FAENORA und PalatinAI Consulting eine E-Mail mit deinem Vornamen und der Stelle. Alle weiteren Angaben bleiben im geschützten Bereich und stehen nicht in der E-Mail. Dasselbe gilt für eine tägliche Übersicht an das Team.

Für den Versand nutzt PalatinAI Consulting den Dienst Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) als Unterauftragsverarbeiter. Die E-Mails werden über Server in der EU (Irland, Region „eu-west-1“) verschickt. Da Resend ein US-Unternehmen ist, ist ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission im Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Resend.

7. Kontakt per WhatsApp

Wir schreiben dir nur per WhatsApp, wenn du dem im Formular ausdrücklich zugestimmt hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Kommunikation läuft dann über WhatsApp, einen Dienst der WhatsApp Ireland Limited (Meta). Dabei können Daten in die USA übertragen werden. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Deine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, dann melden wir uns nur noch telefonisch.

8. Cookies und Einwilligung (CCM19)

Von sich aus setzt diese Seite für Besucher keine Cookies. Dienste, die eine Einwilligung brauchen, laden erst, wenn du im Cookie-Banner zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Für das Cookie-Banner nutzen wir das Einwilligungs-Tool CCM19 über eRecht24 (eRecht24 GmbH & Co. KG, Lietzenburger Str. 93-95, 10719 Berlin). Technischer Anbieter ist die Papoo Software & Media GmbH, Auguststr. 4, 53229 Bonn, als Unterauftragsverarbeiter von eRecht24. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist geschlossen. Die Server stehen in Deutschland (Bonn und Falkenstein).

Beim Aufruf der Seite wird eine Verbindung zu den Servern von CCM19 hergestellt, dabei wird deine IP-Adresse übertragen. CCM19 speichert in deinem Browser einen Eintrag (Local Storage „ccm_consent“, ein Jahr), damit deine Auswahl beim nächsten Besuch erhalten bleibt und nachgewiesen werden kann. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Pflicht, Einwilligungen einzuholen und nachzuweisen).

Deine Auswahl kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß der Seite oder über das Cookie-Symbol unten links ändern oder widerrufen.

9. Geschützter Bereich für das Team

Für Mitarbeiter von FAENORA gibt es einen passwortgeschützten Bereich, in dem die Bewerbungen bearbeitet werden. Dort wird ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Anmeldung endet nach 8 Stunden ohne Nutzung, spätestens nach 7 Tagen. Wer „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ wählt, bleibt bis zu 30 Tage ohne Nutzung und höchstens 90 Tage angemeldet.

Zur Sicherheit protokolliert das System Anmeldungen, Downloads von Unterlagen, Statuswechsel und Löschungen. Das Protokoll enthält nur interne Kennungen und keine Bewerberdaten und wird nach 365 Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Nachvollziehbarkeit und Schutz der Bewerberdaten).

10. Wer deine Daten erhält

• die Personen bei FAENORA, die über die Einstellung entscheiden,
• PalatinAI Consulting als Auftragsverarbeiter (Betrieb von Website und Bewerbungssystem), mit den Unterauftragsverarbeitern Hetzner Online GmbH (Server, Nürnberg) und Resend, Inc. (E-Mail-Versand, Server in Irland),
• eRecht24 GmbH & Co. KG mit Papoo Software & Media GmbH (Cookie-Banner CCM19),
• bei Kontakt per WhatsApp nach deiner Einwilligung WhatsApp Ireland Limited (Meta).

Eine Weitergabe an andere Unternehmen oder Jobbörsen findet nicht statt.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine E-Mail an info@faenora.gmbh genügt.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.